リンクするドキュメントフォルダ と しないドキュメントフォルダを分ける方法は？ （onedriveには、ドキュメントフォルダを作らない） 同期しているドキュメントフォルダがあるのに、設定で、同期しないに変更したら、そのドキュメントフォルダはどうなりますか。 Yahoo!メールを自動振り分けする方法をフォルダ分けで実現だ。それでは代表的なフリーメールのYahooメールで自動振り分けする方法をご紹介します。 パソコンの中にどうやってファイルを整理したらいいんだろううまく整理ができなくて、毎回目当てのファイルを探すのに手間がかかる僕が新入社員のときに悩んだことです。先輩と共有していたフォルダはくちゃくちゃで毎回検索かけてました。「探す」作業は何の この記事では、Outlookにおけるメールの振り分けについて特集していきます。Outlookで受信トレイのメールを振り分ける方法と、フォルダの設定や仕分けの自動化、ルール作成設定の方法を解説します。仕分けを自動化してフォルダにメールを移動させましょう。 整理・整頓・清掃から【気づく力・考える力・解決する力】が育つ社風づくりをサポート ... 今回は、摂津にある株式会社テックビルケア様での5S活動（3S活動）研修記録の続き ... 「デスクトップにアイコンが散らかっている人は、部屋も散らかっている」 これは非常 ... 今回は「全社員が5S活動を自主的に行うために定期的な社内点検を！」というお話です ... 会社や組織で5S活動を成功させるためには、いろいろな工夫が必要です。 その中でも ... 5Sの改善事例が見たいというご要望がたくさんありますので、改善事例集を作成しまし ... 5Sの改善事例を見たいという要望に応えて、投稿しました5S改善アイデア事例集・倉 ... WordPress Luxeritas Theme is provided by "Thought is free". メールソフトoutlookのフォルダ分け、フィルタ設定方法を説明しているページです。アウトルックのフォルダ分けは5分ほどで終わる簡単な作業です。フィルタ設定をすることで迷惑メールを軽減することも … © 2020 定時で帰リーマン All rights reserved. Gmailでは、受信トレイに来たメールをフォルダ分けすることができます。さらにフィルタを設定することによってフォルダの条件を複数付けることができ、メールを見やすく分けることができます。Gmailの機能を使って、メールをより使いやすく整理していきましょう。 増え続けるPCのデータをどうやって管理していますか？ 必要なデータを素早く取り出せますか？, 良い管理方法を探しているあなた！ 定時で帰る人が実践している、ファイル・フォルダの整理術を使ってみてはどうでしょうか？, 何となく整理はした方がいいと思っているけどできていない。 そんな方は、整理をすることでどんなメリットがあるのかを考えましょう。, お家の中も、会社の中もしっかりと整理整頓が行き届いている方が 住みやすく、働きやすいですよね？, ファイルやフォルダが、増えていくと管理は難しくなります。 でも本当に重要なものってそれほど多くは無いですよね？ 必要なファイルが、不必要なファイルに埋もれている。 検索をしても時間がかかる。, そんなこと良くありませんか？ それでは仕事の効率が悪すぎます。 必要なものがどこにあるのか、すべてを覚える必要はありません。, すぐに見つけられるように整理されていればそれでいいです。 上司があの資料を見してくれと言った時に、素早く出せるようになりましょう。, 必要なファイルが中々見つからない、検索でも出てこない。 探し回った結果ゴミ箱に……。 一度はこんな経験ありますよね？, 理由は簡単、正しいファイル管理ができていないからです。 そもそも、管理できていないから消去してしまう。間違えた管理方法だから消去してしまう。 正しい管理方法なら、こんなリスクは回避できます。, 整理をしたいけどどうすればいいか悩んでいるという人は これから紹介する方法を実践してみましょう。, 今すぐ実践できる簡単なことばかりなので 是非実践をして、自分に合った方法へアレンジもしてください。, ExcelやWordなどのファイルは3階層から格納しましょう。 ん？階層？何それ？と思った方もそうでない方もまずは画像をご覧ください。, 赤い矢印のところを見てください。 PC→ボリューム（D）→フォルダ管理サンプル→e営業→u梅田となっていますね？ 矢印一つにつき階層が一つ深くなると考えます, そしてDドライブを0とすると フォルダ管理サンプルが1階層 e営業が2階層 u梅田が3階層となります。, この3階層まできて初めてファイルを格納するようにしてください。 なぜそんな事をしなければいけないのか？ それはこの管理方法が皆さんが良く使う馴染みある管理方法だからです。, 実は誰しもがすごい身近なところでこの管理方法を実践しています。 だからこそ管理がしやすく効率的なファイル整理ができます。, これを階層として考えると 机→引出し→バインダー・クリアファイル→資料 このように机を0階層と考えると資料は3階層に保存されていることになります。, もし保管場所がほかの階層なら？ 机の上に置いたまま、引出しに直接入れたまま これではすぐに見つからず、資料が折れ曲がったり破れたり 正しくきれいに保存できませんね？, 2階層目まではフォルダだけにすることで 綺麗に整理がされ、効率よく情報が見つけられます。, 1～3までの各階層の画像です。 フォルダ名やファイル名を見てください何か気になることがありませんか？ 全てのフォルダ・ファイルの前に半角のアルファベットがついていますね, 例えば一枚目の画像 アライアンスならaが。営業ならeが付いていますね？ 二枚目はどうでしょう？ 同じく、神戸ならkが。梅田ならuとこれまたアルファベットが付いています。 これが各フォルダ・ファイルのイニシャルになります。, 例えば1階層目で営業のファイルを開きたい。 そんな時は営業のイニシャルeをキーボードで一度押すと、, 自動でカーソルが営業を選択してくれます。 あとはENTERを押せばファイルを開きます。, 同じイニシャルが複数ある場合は繰り返し入力すると次を選択します。 イニシャル付けをすることで目的のファイルまで キーボード操作のみでたどり着くことができます。, 表示形式を大アイコンに切り替えましょう。 初期設定のままだとファイルやフォルダの名前が一覧で表示されるだけです。 そのままだと細かすぎて見にくいので 大きく見やすくするために大アイコンに切り替えましょう。, 各フォルダの右下にアイコンの切り替え選択ボタンがあるので簡単に切り替え可能です。 大アイコンだと大きすぎるなという方は、右クリックをして表示を選択すれば 中アイコンにも切り替えが可能です。 自分にあった表示サイズを見つけてください！, いらないファイルを消去する時に、右クリックから消去していませんか？ それでは消去したものが全てPC上のゴミ箱に入るので もし復元したいとなった時に見つけるのが大変です。, 各階層にゴミ箱フォルダを作成して、不要なファイルをまとめましょう。 生ゴミ、燃えるゴミ、粗大ゴミと家庭でもゴミの分別をしますよね？ それと同じことです。 ファイルの分別をしていきましょう！, ゴミ箱フォルダには★や●マークを付けておくと、 一番上に表示されるのでわかりやすいですよ！ 前に貼っている画像も参考にしてください！, ExcelやWordファイルがいつ作成したものかわからなくなる。 日付だけを入れていたが何年に作成したかわからない。 そのたびにファイル情報を確認していては時間の無駄です。, しっかりとファイルの名前には日付をいれて「u20180801売上データ」 このように作成日がわかるようにしておきましょう, そして先に書いたようにイニシャルも忘れないでください。 そうすることで同じイニシャルの中で作成日順に表示されるのでよりわかりやすくなります！, Dドライブを開き必要なファイルを開く。 この過程で皆さんは何回マウスをクリックしていますか？ これからはマウスを使わずに効率的にファイルを開きましょう。, まずはDドライブの開き方 Windowsキー + Eを押すとマイドキュメントが開きます。 そしてここからはイニシャルの時にお話ししたショートカットを使います。, 開いたドキュメントからあなたが見たいファイルのイニシャルを入力+ENTER これを繰り返していけば目的のファイルにたどり着き開くことができます。, Windows + E→イニシャル + ENTER→イニシャル + ENTER これを繰り返せば無駄なマウスの操作がなくなりますね。, ファイル名を変えたい、そんな時は イニシャルを入力して目的のファイルを選択した状態でF2キーを押せば タイトルの編集ができます！ 今までゆっくりダブルクリックをしていた、右クリックから名前の変更をしていたという方にお勧めです。, ファイルやフォルダをデスクトップに放置したままにする。 これでは欲しい時に欲しい情報が見つけられません。 デスクトップとは、言葉通り机の上です。, 机の上に資料が積み重なったままでは、欲しい資料をすぐに取り出せませんよね？ 机の上はPCと最低限メモ帳などが常備されていれば困ることはありません。 PCの中も同じようにデスクトップの整理から始めましょう, ファイル名に「最終版」「決定版」などのような 資料の完成を意味する言葉は使ってはいけません。, 「会議資料最終版　その②」「会議資料最終版　その③」 このように番号をつけて更新したりしていませんか？, それではどれが本当の最終版かわかりませんよね？ 確かにファイル名を工夫することは ファイル整理において重要なことです。 ですが工夫の仕方を間違えていては本末転倒です。, ファイル名を工夫する時は 自分以外の誰が見てもわかるファイル名にするということを心がけてください。 そうすれば自然と使ってはいけない言葉の無い 情報がわかりやすいファイル名になります。, メールの添付データや、ネットからの情報など ファイルをダウンロードする機会は一日何度もありますよね？ しかし、いざ保存したファイルを開こうとしても どこに保存されたかわからないってことありませんか？, ランダムに保存されたデータが溢れていては整理の邪魔です。 保存先がわからないからと再ダウンロードしてファイルが増えるなんてもってのほか。 自分の中で画像ファイルはどこに、PDFはどこにと保存先を明確にしましょう。, 重要なファイルやフォルダを優先的に表示するために ファイル名の前に★や●を付ける人は少なくないとおもいます。, しかしフラグ付きのファイルが増えてしまえば、何のために付けたのかわかりません。 極力一つのフォルダ内にフラグ付きは3つ程度にしましょう。, そうすれば●、▲、★と記号が3つで済むので簡単に見つけられます。 記号を複数個付けて「●●●●重要フォルダ」こんな名前にするのはなるべく避けましょう。, たったこれだけなら、すぐに実践できます。 仕事の隙間時間で少しずつ整理をしましょう。, 散らかった部屋ほど物を失くしやすく 探すのも大変です。 PCもきれいにしておきましょう。, できる社会人ほどPCはきれいにしています。 あなたもきれいにして、できる社会人の仲間入りをしましょう！, To Cc Bccの違いって？署名って必要？　今さら聞けないビジネスメールのお悩み解決, 次回のコメントで使用するためブラウザーに自分の名前、メールアドレス、サイトを保存する。, 残業まみれの日々から 少しずつ残業を減らしていき 今では残業がほとんどなくなりました。, 仕事術をドンドン公開していくので 活用できるものは実践してください 皆で定時で帰りましょう！. フォルダの分け方、名前の付け方を変えるだけで、パソコンの使いやすさは飛躍的に向上します！会社でのパソコン業務を効率化するためのパソコンの整理整頓のコツのご紹介です。最適なルールを決めて、よりよいパソコン環境を作っていきましょう！ 極力一つのフォルダ内に フラグ付きは3つ程度 にしましょう。 そうすれば 、 、★と記号が3つで済むので簡単に見つけられます。 記号を複数個付けて「 重要フォルダ」こんな名前にするのはなるべく避けましょう。 会社で取り組まれる5S活動（整理・整頓・清掃・清潔・しつけ）では、二つを以下のように定義しています。, 整理とは、「要るモノ、要らないモノ、急がないモノを分けて、要らないモノを処分する」ことなんですが、パソコン上で扱うモノと言えば、主にファイル類です。, まずはデスクトップ上の要らないファイル、フォルダ、ショートカットアイコンを処分して、デスクトップが快適になりましたら、「整頓」のプロセスに進みます。, たくさん溜まっていくファイルを、「いかに分かりやすく分類していくか」がポイントになります。, あなた一人だけではなく、利用者全員が「必要なファイルを、すぐに取り出せるように」しなければいけません。, 「どのようにフォルダ分けするか？」「どのようなファイル名・フォルダ名の付け方にするか？」これらをきっちり決めてルールを明確にしておかなければ、パソコン上はたちまち無法地帯となります。, 会社で行う5S活動でも、この「ルールを決める」「ルールを守る」ということが、最も重要なポイントとなります。, フォルダの分類は、ルールに則って行っていくわけですが、使いやすくするためには「階層」に気を付けて下さい。, フォルダの中にフォルダを増やしていく場合、階層が深くなるほど管理が複雑になって使いにくくなります。, 「大分類」「中分類」「小分類」のツリー構造で3階層までに収めるように心がけましょう。, また、フォルダ内に収めるファイルの数は、一つのフォルダには多くても20個までに収めたいところです。, あくまで理想ですので、必ずしもこのようになるとは限りませんが、「なるべくシンプルにする」のがポイントです。, こちらもどのようなルールで名前をつけるかを決めて、なるべく会社で統一するのが望ましいです。, 現代のパソコンは、基本的にフォルダ内に置かれたものは、名前の規則で自動的に整列するようになっています。, いつのファイルかの「日付」と、何のファイルかの「種類」と名前に入れると見やすく整列できます。, 日付を入れる場合は「180706」とようにいうように「年」から入れてるようにしましょう。, 漢字の名前などが増えると、自動整列されていても瞬時に見つけ出すのが困難になってきます。, パソコン上で検索をかけた場合、ファイルの中の文字まで読み取って、全てを候補として提示されるわけですが、検索ワードがファイル名についているものから順にリストアップされます。, この候補リストの中から探しやすくするためにも、やはりタイトルはシンプルでわかりやすくしましょう。, また、フォルダが違うからといって、重複して同じ名前を付けてしまうと、どっちか分からなくなった時や、検索でリストアップされた場合に、一度開いて中身を確認しなければならなくなります。, こういった混乱や、無駄な作業を無くすためにも、ファイル名は重複させずそれぞれ固有のものを付けるようにして下さい。, ルールが統一されることで、誰もがすぐに欲しいファイルを見つけ出せるようになります。, ファイル名を変える時は、ファイルを選択した状態で、キーボード上段の「F2」ボタンを押すと、一発で名前が変えられる状態になります。, もう右クリックしてコマンド一覧から「名前を変更」を選択するといった煩わしい作業とはオサラバしましょう！, フォルダの分け方、名前の付け方を変えるだけで、パソコンの使いやすさは飛躍的に向上します！.